Hoy realizamos un ejercicio aplicativo con los
alumnos de las carreras de Administración, Contabilidad y Finanzas, después de
haber concluido la parte teórica del tema programado sobre diseño organizacional
que nos permite determinar la estructura
de la organización que es más conveniente para la estrategia determinada por la
visión y misión, el personal, la tecnología y las tareas de la organización y
adicionalmente el tema de la estructura
organizacional de la empresa que es la forma de dividir, organizar y coordinar
las actividades de la organización.
Para este tema
recordamos las famosas cuatro piedras angulares del diseño y estructura de
una organización:
División del trabajo, Departamentalización. Jerarquía y Coordinación.
El caso estaba referido a la tarea de analizar y
mejorar la organización de un Hospital que se
encontraba en caos por falta de una buena gestión administrativa.
El alumno Rony Rodríguez recomendó que lo primero que se debería hacer
al respecto fuera, dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser
ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo, la división del trabajo crea tareas simplificadas que
se pueden aprender y realizar con relativa velocidad. Por consiguiente, fomenta la especialización,
pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.
La
riqueza de las Naciones de Adam Smith empieza con un famoso pasaje sobre la especialización
del trabajo en la producción de alfileres.
Smith,
al describir el trabajo en una fábrica de alfileres, asentó: “Un hombre tira
del alambre, otro lo endereza, un tercero le saca la punta, un quinto lo
aplasta en un extremo para ponerle la cabeza”.
Descomponer
una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean
responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de la tarea en
general.
Diez hombres trabajando de esta manera fabricaban 48,000
alfileres en un día.
Sin embargo, como explica Smith, “si todos hubieran
trabajado por separado, en forma independiente” cada uno habría producido, en
el mejor de los casos, 20 alfileres al día.
La
estudiante Julissa Vizcarra, recomendó combinar las tareas en forma
lógica y eficiente. La agrupación de
empleados y tareas se suele conocer como la departamentalización.
Los gerentes, con objeto de seguir la pista
de esta compleja maraña de relaciones formales de una organización, suelen
preparar un organigrama que describe la forma en que se divide el
trabajo.
En un organigrama, los cuadros representan la
agrupación lógica de las actividades laborales que llamamos departamentos.
El
alumno Guillermo Berrios insistió en especificar quién depende de quién en la
organización. Esta vinculación de los
departamentos produce una jerarquía de la organización. Esta interrogante
pertenece al tramo de control administrativo significa la cantidad de personas
y departamentos que dependen, directamente, de un gerente específico.
El resultado de estas decisiones en un patrón
de diversos estratos que se conoce como jerarquía. Elegir un tramo de control
administrativo en la jerarquía organizacional es importante por dos razones:
En primer término, el tramo puede influir en lo que
ocurra con las relaciones laborales en un departamento específico.
En segundo, el tramo puede
afectar la velocidad de las decisiones que se toman en situaciones que
implican, por necesidad, diversos niveles de la jerarquía organizacional.
El alumno Carlos Soriano
recomendó establecer mecanismos para integrar las actividades de los
departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha
integración. Este proceso se conoce como coordinación. La coordinación
entraña volver a reunir a la gente con el propósito de asegurar que las
relaciones de trabajo entre personas que
desempeñan labores diferentes, pero relacionadas, puedan contribuir a las metas
organizacionales.
A todo esto el alumno Darío Rojas opinó que estas llamadas cuatro piedras angulares
de la organización no eran suficientes para salvar a la organización, que había
que realizar una revisión de procesos, o
reingeniería de procesos, apoyándose principalmente en la tecnología.
LA PLUMA
DE MAX
